Titkárságvezető

Budapest Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzat Bischitz Johanna Integrált Humán Szolgáltató Központ a Közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény 20/A. § alapján pályázatot hirdet

Titkárságvezető beosztás ellátására.

A közalkalmazotti jogviszony időtartama:

Határozatlan idejű közalkalmazotti jogviszony

Foglalkoztatás jellege:

Teljes munkaidő

A vezetői megbízás időtartama:
A vezetői megbízás határozott időre, 5 év-ig szól.

A munkavégzés helye:

1072 Budapest, Nyár utca 7.

A beosztáshoz tartozó, illetve a vezetői megbízással járó lényeges feladatok:

A jelen pályázati kiírással keressük azt a személyt, aki a pozíció betöltéséhez szükséges kiválóságot döntő részben már magában hordozza és részt kíván venni abban a munkában, amelyet a VII. kerületiekért végzünk. Irányítja, összehangolja, felügyeli és ellenőrzi a Humán Szolgáltatóban folyó – elsősorban adminisztrációs – munkát, ápolja a kommunikációs kapcsolatokat. Feladatai: •az irodában folyó ügyviteli és adminisztrációs folyamatok szervezése, irányítása, felügyelete és ellenőrzése; • általános irodai és adminisztratív készségeket igénylő egyéb tevékenységeket ellátó dolgozók munkájának megtervezése, koordinálása, a feladatok kiosztása, azok elvégzésének ellenőrzése; • iktatás szervezése (Posseidon rendszer) • a szervezeti, ügyviteli, adat- és dokumentumkezelési szabályok, egyéb vezeti utasítások betartása és betartatása; • az irodában folyó kommunikációs kapcsolatok irányítása, szervezése, ellenőrzése; • rendezvények szervezésében való közreműködés, • vezetői értekezletek emlékeztetőinek elkészítése, feladatregiszter naprakészen tartása, meghatározott határidőkben való teljesítés számonkérése • programok koordinálása, naptárszervezés, a két magasabb vezető személyközi kommunikációjához kapcsolódó reprezentációs feladatok ellátása; • szerződések aláíratása, nyilvántartása • a két magasabb vezető közvetlen munkáját segítő írásbeli dokumentumok előállítása, szerkesztése; • írásbeli kapcsolattartást szolgáló levelek, egyéb belső szervezeti iratok előkészítése (pl. intézményi dokumentumok, beszámolók, előterjesztések, megállapodások, jelentések stb.) megszerkesztése; • naptárkezelés, időpontok szervezése, határidők egyeztetése, ellenőrzése • megbeszélések, találkozások egyeztetése, ütemezése; • kapcsolattartás a Humán Szolgáltató külső partnereivel, valamint a szervezet belső munkatársaival, más egységek vezetőivel; • határidők számontartása; • kapcsolattartás a Humán Szolgáltató szervezeti egységeivel és külsős partnerekkel

Illetmény és juttatások:

Az illetmény megállapítására és a juttatásokra a Közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény rendelkezései az irányadók.

Pályázati feltételek:

•         Főiskola

•         MS Office (irodai alkalmazások) magas szintű ismerete

•         Minimum 1-2 éves titkársági/irodavezetői tapasztalat

•         Büntetlen előélet, cselekvőképesség, magyar állampolgárság, 3 hónapnál nem régebbi erkölcsi bizonyítvány

•         Irodai számítástechnikai alkalmazások felhasználói szintű ismerete

A pályázat elbírálásánál előnyt jelent:

•         Egyéb, a beosztás ellátásához a pályázó által relevánsnak tartott további más végzettség, képzettség

•         Releváns nyelvismeret legalább A2-es szinten

•         Referenciák bemutatása

 Elvárt kompetenciák:

•         Kiváló szintű vezetési képesség

•         Rugalmasság, önállóság

•         Magas fokú problémamegoldó készség, proaktivitás

•         Kivaló szervezőkészség és kommunikációs képesség

•         Kivaló szintű együttműködési készség

•         Jó szintű stresszkezelő képesség

•         A pozícióban általában elvárt terhelhetőség

•         Kiváló szintű pontosság, precizitás

A pályázat részeként benyújtandó iratok, igazolások:

•         Szakmai önéletrajz, motivációs levél, a szükséges iskolai végzettséget, szakképzettséget igazoló okiratok másolata. Kérjük, a motivációs levélben térjen ki az elvárt kompetenciák meglétének bemutatására a saját életpálya példáin keresztül.

•         Nyilatkozat arról, hogy a jogviszony létesítését megelőzően a három hónapnál nem régebbi hatósági erkölcsi bizonyítványát benyújtja

•         A pályázó Kjt. 20/A. § (5) bekezdés szerinti nyilatkozata arról, hogy a pályázati anyagában foglalt személyes adatainak a pályázati eljárással összefüggésben szükséges kezeléséhez hozzájárul, a bíráló bizottság azokba betekinthet

•         Nyilatkozat, hogy nem áll cselekvőképességet kizáró vagy korlátozó gondnokság alatt

A beosztás betölthetőségének időpontja:

A beosztás a pályázatok elbírálását követően azonnal betölthető

A pályázat benyújtásának határideje: 2021. december 28.

A pályázati kiírással kapcsolatosan további információt Budavári-Sepsi Szilvia igazgatóhelyettes nyújt, a +36 30 525 5484 -os telefonszámon.

A pályázatok benyújtásának módja:

•         Postai úton, a pályázatnak a Budapest Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzat Bischitz Johanna Integrált Humán Szolgáltató Központ címére történő megküldésével (1072 Budapest, Nyár utca 7. II. emelet). Kérjük a borítékon feltüntetni a pályázati adatbázisban szereplő azonosító számot: BJ/25-94/2021, valamint a beosztás megnevezését: Titkárságvezető.

•         Elektronikus úton Humánerőforrás-gazdálkodási csoport részére az e-mail címen keresztül

A pályázat elbírálásának módja, rendje:

A formai és tartalmi feltételeknek megfelelő pályázatokat a bíráló bizottság véleményezi, a kiválasztott pályázók személyes meghallgatáson vesznek részt, a kinevezési jogkör gyakorlója dönt a kiválasztásról.

A pályázat elbírálásának határideje: 2021. december 31.

A pályázati kiírás további közzétételének helye, ideje:

•         www.bjhuman.hu; www.jobline.hu

A munkáltatóval kapcsolatos egyéb lényeges információ:

A határidő után, valamint a hiányosan beküldött pályázatokat érvénytelen pályázatnak tekintjük. Kérjük, az e-mail tárgyában feltüntetni a pályázat azonosító számát: BJ/25-94/2021, valamint a beosztás megnevezését: titkárságvezető. A kinevezésre négy hónapos próbaidő kikötése mellett kerülhet sor. A pályáztató fenntartja a pályázati eljárás eredménytelennek nyilvánítási jogát. Amit kínálunk: az önkormányzat rendeletében és a Humánszolgáltató belső szabályzataiban foglalt juttatások.